سنتعرّف في هذه المقالة على ميزة Appointments في منصة شهبندر والتي تتيح للمتاجر تحويل المنتجات إلى خدمات قابلة للحجز بمواعيد محددة مباشرة من صفحة المنتج مما يسهّل على العميل اختيار الوقت المناسب ويمنح المتجر تحكمًا كاملًا في إدارة المواعيد وتنظيمها
تُعد ميزة Appointments خيارًا مثاليًا للمتاجر التي تقدم خدمات تعتمد على الوقت مثل الاستشارات الجلسات التعليمية خدمات الصيانة الحجوزات الطبية أو أي خدمة تتطلب تحديد موعد مسبق قبل التنفيذ
من خلال هذه الميزة يمكن ربط الحجز بالمنتج نفسه دون الحاجة إلى صفحات خارجية أو أنظمة حجز منفصلة حيث تتم عملية اختيار الموعد والدفع إن وجد من داخل صفحة المنتج بشكل مباشر
أولًا الوصول إلى إعدادات Appointments من داخل المنتج
للاستفادة من ميزة حجز المواعيد يجب التوجه إلى لوحة التحكم ثم الدخول إلى قسم المنتجات بعد ذلك يتم إنشاء منتج جديد أو تحرير منتج موجود
ثم يتم تحديد نوع المنتج واختيار Appointable product وبمجرد اختيار هذا النوع تظهر جميع إعدادات حجز المواعيد الخاصة بهذا المنتج مما يتيح التحكم الكامل في طريقة الحجز وسير العمل الخاص بالخدمة
ثانيًا مفهوم المنتج القابل للحجز
المنتج القابل للحجز هو منتج لا يتم شراؤه بشكل تقليدي وإنما يقوم العميل بحجز وقت أو فترة زمنية محددة للحصول على الخدمة ويختلف هذا النوع من المنتجات عن المنتجات العادية في كونه مرتبطًا بالزمن وليس بالكمية
عند إنشاء منتج قابل للحجز يتم عرض تقويم المواعيد للعميل داخل صفحة المنتج ليختار التاريخ والوقت المتاحين بناءً على الإعدادات التي قام المتجر بتحديدها مسبقًا
ثالثًا إعدادات التسعير داخل المنتج
توفّر Appointments مرونة كبيرة في تحديد سعر الخدمة حيث يمكن تحديد سعر ثابت لحجز الموعد أو إنشاء تسعير مخصص حسب مجموعة من الشروط
يمكن تحديد السعر الأساسي للموعد وهو السعر الذي يظهر للعميل بشكل افتراضي كما يمكن إضافة سعر مخفّض في حال وجود عروض أو خصومات لفترة محددة
كما تتيح المنصة إمكانية عرض نص بدل السعر في حال عدم الرغبة بإظهار قيمة محددة مثل تحديد السعر بعد المعاينة أو التواصل مع الإدارة
بالإضافة إلى ذلك يمكن استخدام قواعد تسعير مخصصة لتحديد أسعار مختلفة حسب التاريخ أو الوقت أو مدة الموعد أو عدد الحجوزات وهو ما يمنح المتجر مرونة عالية في إدارة العروض والخدمات
رابعًا إعداد مدة وتنظيم المواعيد
من أهم إعدادات Appointments هي التحكم في مدة الموعد والفواصل الزمنية بين المواعيد حيث يتم تحديد مدة كل موعد سواء كانت نصف ساعة ساعة أو أكثر حسب طبيعة الخدمة
كما يمكن تحديد الفاصل الزمني بين كل موعد وآخر لمنع التداخل وضمان وجود وقت كافٍ بين العملاء خاصة في الخدمات التي تتطلب تجهيزًا مسبقًا
توفر المنصة أيضًا إمكانية تحديد أقل وقت مسموح قبل الحجز بحيث لا يستطيع العميل حجز موعد في نفس اللحظة مما يساعد على تنظيم العمل وتجنّب الحجوزات المفاجئة
كما يمكن تحديد نافذة الحجز وهي الفترة الزمنية التي يُسمح للعميل بالحجز خلالها مثل السماح بالحجز لعدة أسابيع أو أشهر قادمة
خامسًا إدارة تأكيد وإلغاء المواعيد
تمنح ميزة Appointments المتجر تحكمًا كاملًا في آلية تأكيد المواعيد حيث يمكن تفعيل خيار طلب تأكيد الموعد قبل اعتماده بشكل نهائي وفي هذه الحالة لا يتم تحصيل الدفع إلا بعد موافقة الإدارة
كما يمكن السماح للعميل بإلغاء الموعد أو إعادة جدولته وفقًا لسياسة المتجر وهو ما يساهم في تحسين تجربة المستخدم وتقليل النزاعات
تدعم المنصة أيضًا عرض المواعيد حسب التوقيت المحلي للعميل مما يضمن دقة المواعيد خاصة في حال استهداف عملاء من مناطق زمنية مختلفة
سادسًا تنظيم المواعيد داخل التقويم
توفر شهبندر تقويمًا مخصصًا لإدارة جميع المواعيد حيث يمكن تخصيص لون مختلف لكل منتج قابل للحجز مما يساعد على التمييز بين الخدمات وتنظيم الجدول اليومي أو الأسبوعي بسهولة
يساعد هذا التنظيم على متابعة الحجوزات القادمة ومعرفة حالة كل موعد سواء كان مؤكدًا أو بانتظار الموافقة أو ملغيًا
سابعًا إعدادات الطاقم (Staff Providers)
تتيح ميزة Appointments إمكانية ربط المنتج القابل للحجز بأفراد الطاقم أو مقدمي الخدمة بحيث يتم تنظيم المواعيد بناءً على توفر كل مقدم خدمة على حدة وهو ما يساعد على توزيع الحجوزات بشكل متوازن ومنع التعارض بين المواعيد
ضمن إعدادات المنتج يظهر قسم Providers والذي يُستخدم لتحديد طريقة اختيار مقدم الخدمة أثناء عملية الحجز
في خانة Selection يمكن تحديد آلية اختيار مقدم الخدمة حيث يوجد أكثر من سيناريو حسب طبيعة العمل
عند اختيار Customer selected يتم عرض قائمة بمقدمي الخدمة للعميل داخل صفحة المنتج ليقوم باختيار الشخص الذي يفضّله لتنفيذ الخدمة وهو خيار مناسب في حال كان لكل مقدم خدمة أسلوب مختلف أو شهرة خاصة لدى العملاء
أما في حال عدم رغبة المتجر في ترك الاختيار للعميل فيمكن الاعتماد على التوزيع التلقائي حيث يتم تعيين مقدم الخدمة المتاح تلقائيًا دون تدخل من العميل مما يساعد على تسريع عملية الحجز وتنظيم العمل الداخلي
كما تتوفر خانة اختيارية بعنوان
Check this box if you want to show No preference option
وعند تفعيل هذا الخيار يظهر للعميل خيار بدون تفضيل بحيث يمكنه إتمام الحجز دون تحديد مقدم خدمة معين وفي هذه الحالة يقوم النظام تلقائيًا بتعيين أي مقدم خدمة متاح في الموعد المختار
يُعد خيار بدون تفضيل حلًا وسطًا مثاليًا حيث يمنح العميل حرية الاختيار دون إلزام ويُساعد المتجر في نفس الوقت على توزيع الحجوزات بشكل أكثر مرونة
اختيار إعدادات Providers المناسبة يعتمد بشكل أساسي على طبيعة الخدمة وعدد مقدميها ففي الخدمات التي تعتمد على اسم أو خبرة مقدم الخدمة يُفضّل إتاحة الاختيار للعميل أما في الخدمات العامة فيُفضّل الاعتماد على التعيين التلقائي لتسهيل عملية الحجز وتسريعها
ثامنًا :تتحكم إعدادات Availability Check في طريقة عرض المواعيد المتاحة للعميل وكيفية اختيارها أثناء عملية الحجز
All slots in availability range
عند تفعيل هذا الخيار يقوم النظام بعرض جميع المواعيد المتاحة داخل نطاق التوفر المحدد مسبقًا ويمنح العميل حرية كاملة لاختيار أي وقت متاح دون تقييد بيوم أو توقيت معين
يُفضَّل استخدام هذا الخيار في حال الرغبة بعرض جميع الفترات الزمنية المتاحة دون تصفية
Auto select
عند تفعيل هذا الخيار يقوم النظام باختيار أول يوم متاح أو أول وقت متاح تلقائيًا للعميل مما يسهّل عملية الحجز ويقلل عدد الخطوات المطلوبة
يُعد هذا الخيار مناسبًا في الحالات التي لا يكون فيها اختيار الوقت مهمًا للعميل أو عند وجود توفر محدود للمواعيد
Restrict start days
يتيح هذا الخيار تقييد أيام بداية المواعيد بحيث لا يمكن بدء الحجز إلا في أيام محددة من الأسبوع مثل السماح بالحجز بدءًا من أيام معينة فقط
لا يؤثر هذا الإعداد على التوفر الفعلي للمواعيد وإنما يحدد فقط اليوم الذي يبدأ فيه الموعد وهو مفيد في الخدمات التي تعتمد على جداول أو دورات تبدأ في أيام محددة
نصيحة مهمة
قبل نشر المنتج القابل للحجز يُفضّل تجربة عملية الحجز كعميل للتأكد من صحة الإعدادات
احرص على تحديد مدد واضحة وفواصل زمنية مناسبة لتجنّب التداخل
استخدم ميزة تأكيد المواعيد في الخدمات التي تتطلب مراجعة أو تجهيز مسبق
تنظيم التقويم بالألوان يساعد بشكل كبير على إدارة عدد كبير من المواعيد